Privacy
Privacyverklaring teamleidersportaal
In het teamleidersportaal verwerken we persoonsgegevens van medewerkers van Paracord.eu. Hier lees je welke, waarom, hoe lang en wat je rechten zijn.
Wie is verantwoordelijk
Meitrade B.V., handelend onder de naam Paracord.eu, is verwerkingsverantwoordelijke. Vragen over privacy stel je aan HR: hr@paracord.eu.
Welke gegevens en waarom
| Gegevens | Doel | Grondslag (AVG art. 6) |
|---|---|---|
| Naam, zakelijk e-mailadres, team, functie, uren, datum in dienst, contractgegevens | Personeelsbeheer, termijnen bewaken (proeftijd, aanzegplicht, ketenregeling) | Uitvoering arbeidsovereenkomst (b) en wettelijke plicht (c) |
| Schaal, trede, salaris, salarisvoorstellen en motivering | Eerlijke en uitlegbare beloning, gelijke beloning | Uitvoering arbeidsovereenkomst (b), wettelijke plicht (c) |
| Geboortedatum (alleen als nodig) | Controle wettelijk minimumjeugdloon | Wettelijke plicht (c) |
| Gespreksverslagen, afspraken, beoordeling, je reactie | Begeleiding, ontwikkeling en beoordeling | Gerechtvaardigd belang (f) en uitvoering arbeidsovereenkomst (b) |
| Verzuim: eerste ziektedag, hersteldatum, percentage, Poortwachter-stappen. Nooit diagnose of klachten | Re-integratie en de verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter | Wettelijke plicht (c) |
| Geluidsopname en transcript van een gesprek (alleen als je daarmee instemt) | Een nauwkeurig verslag maken | Gerechtvaardigd belang (f); opnemen gebeurt alleen na uitleg en jouw instemming |
| Inloggegevens en auditlog (wie wat bekeek of wijzigde) | Beveiliging en verantwoording | Gerechtvaardigd belang (f) |
We verwerken geen BSN, adres, bankgegevens of bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid) in dit portaal.
Opnames en AI
- Een gesprek wordt alleen opgenomen als je teamleider vooraf uitlegt waarom, en jij instemt. Je mag weigeren, zonder gevolgen. Je teamleider maakt dan zelf aantekeningen.
- De opname wordt versleuteld opgeslagen en met spraakherkenning (Whisper, via Cloudflare) omgezet naar tekst. Daarna schrijft een AI-model (Claude, van Anthropic) een conceptverslag. Alleen tekst gaat naar Anthropic, geen audio. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen.
- De AI vat alleen samen. Hij beoordeelt je niet en neemt geen besluiten. Je teamleider controleert en past het verslag aan, en jij keurt het goed of reageert. Er is dus geen geautomatiseerde besluitvorming (AVG art. 22).
- Opname en transcript worden gewist zodra jij het verslag goedkeurt, en uiterlijk 30 dagen na het gesprek.
Wie heeft toegang
Alleen je eigen teamleider(s), HR en beheerders, via een persoonlijke Google-login op uitnodiging. Teamleiders zien alleen hun eigen team. Collega’s zien elkaars gegevens niet. Toegang via API of AI-assistent volgt dezelfde rechten en wordt gelogd.
Verwerkers
- Cloudflare: hosting, database, opslag en spraakherkenning
- Anthropic: conceptverslagen uit transcripten
- Mailjet: e-mail met links en codes (zonder inhoud van verslagen)
- Google: inloggen
Met elke verwerker is een verwerkersovereenkomst gesloten. Waar gegevens buiten de EER kunnen worden verwerkt, gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.
Hoe lang bewaren we
- Gespreksverslagen: 2 jaar na het gesprek, daarna automatisch verwijderd
- Opnames en transcripten: tot goedkeuring van het verslag, uiterlijk 30 dagen
- Verzuimgegevens: tot 2 jaar na afloop van het verzuim
- Salarisgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
- Overige gegevens: tot 2 jaar na uitdiensttreding
Je rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en bezwaar, en op een kopie van je gegevens. Bij een gespreksverslag kun je altijd je eigen reactie laten toevoegen. Stuur je verzoek aan HR; we reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Versie 1.0 · oktober 2026